Notulen  Raad voor Maatschappelijk Welzijn

Aanleiding

• De algemeen directeur dient jaarlijks over het organisatiebeheersingsysteem te rapporteren.

Feiten, context, motivering

• De algemeen directeur staat in voor de algemene leiding van de diensten van de gemeente en van de diensten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;
• De algemeen directeur stelt het organisatiebeheersingssysteem vast, na overleg met het managementteam;
• Het kader organisatiebeheersing van het lokaal bestuur Affligem werd goedgekeurd op de raden van 22 januari 2008;
• De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing.

Juridisch kader

• Decreet lokaal Bestuur, artikel 217, dat stelt dat organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico’s om deze te bereiken kent en beheerst; 
2. wetgeving en procedures naleeft; 
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt; 
4. op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet; 
5. de activa beschermt en fraude voorkomt. 

• Decreet lokaal bestuur, artikel 219.

Aanleiding

• De gemeente en haar OCMW vormen samen 1 rapporteringsentiteit en maken een geïntegreerde jaarrekening. Juridisch blijven het echter 2 afzonderlijke entiteiten.
• Daarom stemmen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn elk over hun deel van de gezamenlijke jaarrekening. De raad voor maatschappelijk welzijn dient de jaarrekening van het OCMW vast te stellen.

Feiten, context, motivering

• De jaarrekening bestaat uit de, bij besluit van de Vlaamse regering en bij ministerieel besluit opgelegde, schema’s;

• Bij ministerieel besluit werden ook enkele toelichtingsschema's opgelegd;

• De jaarrekening van het OCMW wordt gekenmerkt door volgende cijfers:

• De jaarrekening van het OCMW vertoont, zonder tussenkomst van de gemeente, een negatief beschikbaar budgettair resultaat. Er diende een gemeentelijke tussenkomst geboekt te worden om dit negatief resultaat weg te werken.

• Schepen Hans Cornand, de heer Marc Goossens, director bij de firma Q&A en de heer Gunter Dedobbeleer, financieel directeur, geven toelichting bij de (geïntegreerde) jaarrekening in de vergadering van de commissie financiën van 10 juni 2025.

Juridisch kader

• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, titel 4 in het bijzonder;
• Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus (BVR BBC);
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 over de beleids- en beheerscyclus (MB BBC).

Aanleiding

• In het decreet over het lokaal bestuur zijn een aantal rapporteringsverplichtingen opgenomen voor de financieel directeur.

Feiten, context, motivering

• De financieel directeur dient minstens eenmaal per jaar te rapporteren aan de algemeen directeur, aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau, aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn over de opdrachten waarvoor hij in volle onafhankelijkheid instaat.
• Over volgende aangelegenheden dient gerapporteerd te worden:
• het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering;
• het voeren en het afsluiten van de boekhouding;
• het verzorgen van financiële analyse en financiële beleidsadvisering;
• het thesauriebeheer, met behoud van de toepassing van de bepalingen daarover in het organisatiebeheersingssysteem;
• de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact;
• het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting;
• Het rapport 2024 werd bijgevoegd als bijlage;
• De financieel directeur gaf in de vergadering van de commissie financiën van 10 juni 2025 toelichting bij het rapport;

Juridisch kader

• decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, de artikelen 176 en 177 in het bijzonder.

Aanleiding

• Sinds 2021 biedt het lokaal bestuur haar personeelsleden de mogelijkheid in te tekenen op een fietslease. De policy-voorwaarden dienen, na het toewijzen van de nieuwe aanbesteding, geactualiseerd te worden.

Feiten, context, motivering

• Het lokaal bestuur engageert zich om opnieuw de mogelijkheid tot het afsluiten van een fietslease aan te bieden aan haar personeelsleden.
• Hierbij wenst het bestuur het goede voorbeeld te geven. Het bestuur wil de medewerkers actief aanzetten om zowel voor woon-werkverkeer als voor privéverplaatsingen beroep te doen op de fiets. 
• Tegelijkertijd past dit aanbod ook in de visie van het lokaal bestuur om kwalitatieve medewerkers aan te trekken en de geschikte profielen in de organisatie aan boord te houden.
• De fietspolicy heeft als doel de rechten en plichten van het personeel te duiden en het beheer en het gebruik van de ter beschikking gestelde leasefiets optimaal te laten verlopen.
• De basisovereenkomst met de in 2021 aangeduide leasefirma liep voor een periode van 4 jaar.
• Er werd een nieuwe overheidsopdracht georganiseerd, waarbij een nieuwe leasefirma werd aangeduid.
• Een actualisatie van de fietspolicy dient daarom uitgevoerd te worden.
• De voorliggende fietspolicy werd door het lokaal bestuur afgestemd met de gegunde fietsleasemaatschappij.
• Het ontwerp van de aangepaste fietspolicy werd per mail aan de leden van het HOC-BOC toegestuurd. Er werd positief advies verleend.
• De bedoeling van dit aanbod bestaat er in een gezonde levensstijl en beweging te promoten bij de personeelsleden, om op die manier bij te dragen tot meer welzijn op het werk.
• Vanaf 1 januari 2024 stelt de FOD Financiën dat enkel personeelsleden die in hun belastingaangifte kiezen voor een forfaitaire aftrek van beroepskosten kunnen genieten van de fiscale vrijstelling van het voordeel van fietslease en fietsvergoeding. De werknemer moet daarom in de belastingaangifte kiezen voor de aftrek van forfaitaire beroepskosten zodat het voordeel van de fietslease en de fietsvergoeding fiscaal vrijgesteld is. Dit wordt expliciet in de policy opgenomen zodat het personeel voldoende op de hoogte is.
•  Het managementteam verleende op 6 juni 2025 gunstig advies aangaande de geactualiseerde fietspolicy.
• Uit de voorwaarden van de FOD Financiën blijkt dat een fiets wordt vrijgesteld van belastingen indien hij wordt gebruikt voor (een gedeelte) van het woon-werkverkeer;

Juridisch kader

• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40 en deel 2 - titel 2 - hoofdstuk 4 afdeling 3.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 houdende goedkeuring voor lokale besturen om fietslease aan te bieden aan hun medewerkers, in het bijzonder artikel 10 en 17 - eindejaarstoelage.
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 april 2021 houdende goedkeuring fietspolicy lokaal bestuur Affligem.
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 december 2024 houdende vaststelling van de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel.
• Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 december 2024 houdende vaststelling van het arbeidsreglement van het gemeentepersoneel.
• Gemeenteraadsbeslissing van 9 november 2020 houdende de officiële intekening op de Burgemeestersconvenant 2030 (Covenant of Mayors) in kader van opmaak duurzaam energie- en klimaatactieplan (SECAP) door provincie Vlaams-Brabant.
• Circulaire 2024/C/22 van de Vlaamse overheid over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer.
• Administratieve instructies RSZ 2021/1 houdende een overzicht van de verschillende voordelen die uitgesloten zijn uit het loonbegrip, waaronder een, aan personeelsleden, ter beschikking gestelde fiets (al dan niet elektrisch aangedreven) of speed pedelec, inclusief fietstoebehoren, voor zover de fiets of speed pedelec daadwerkelijk gebruikt wordt voor de verplaatsing tussen de woonplaats en de werkplaats.

Financieel kader

• Het krediet voor deze uitgave is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 onder budgetsleutel ACT4.3.1.11/0040-00/6500133.

Aanleiding

• ln 2020, 2021 en het eerste trimester van 2022 kende de Federale overheid verschillende coronasteunmaatregelen toe aan mensen met een laag inkomen. Deze steunmaatregelen werden niet meer verlengd vanaf april 2022;
• Om de gezinnen met een aardgasbudgetmeter financieel te steunen stapten we sinds 2011 voor de winterperiodes (vanaf 1 november tot en met 31 maart) telkens in het systeem van de minimale levering via de aardgasbudgetmeter, ons aangeboden door de Vlaamse overheid via de netbeheerder;
• Bijkomend kenden we sinds het laatste trimester van 2021 - en vooral ook sedert de oorlog in Oekraïne - een sterke stijging van de energieprijzen; hierdoor dreigen gezinnen met een betaalachterstand voor hun energie- en waterfacturen, in financiële moeilijkheden te komen;
• Het lokaal bestuur wenst tevens de gezinnen met een budgetmeter elektriciteit en/of aardgas alsook de gezinnen met een afbetalingsplan bij Farys, ook in 2025 en de eerste helft van 2026 financieel tegemoet te komen.
• Het bijzonder comité voor de sociale dienst van 3 juni 2025 geeft positief advies met betrekking tot het verlengen van de bestaande maatregel voor de periode van 1 jaar met ingang van 1 juli 2025.

Feiten, context, motivering

• Het lokaal bestuur wenst de gezinnen met een budgetmeter elektriciteit en/of aardgas evenals de gezinnen met een afbetalingsplan bij Farys, financieel tegemoet te komen als volgt:

• Aan de gebruikers van budgetmeterkaarten voor elektriciteit en/of aardgas wordt het equivalent van de eigen oplading van hun kaart(en) tijdens de maanden juli 2025 tot en met juni 2026 toegekend, dit met een maximum van 50 euro per maand;
• Aan de gezinnen die in 2025 - 2026 zullen uitgenodigd worden voor de vergaderingen van de lokale adviescommissie Farys omwille van achterstallige facturen, wordt het equivalent van hun een terugbetaling(en) tijdens de maanden juli 2025 tot en met juni 2026 toegekend, dit met een maximum van 50 euro per maand.

Juridisch kader

• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 77 en 78;
• De wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 1 en 57 $1;
• Het Energiebesluit van 19 november 2010, artikel 5.4.6 tot en met 5.4.10, om aan de OCMW's een middel aan te reiken om gezinnen, die de middelen ontberen om de aardgasbudgetmeter op te laden en die dus het risico lopen zonder verwarming te vallen in de winterperiode, te ondersteunen door hen een "minimale hoeveelheid aardgas" alsnog ter beschikking te stellen;
• De aanpassing van het Energiebesluit in 2018, ter uitbreiding van de toepassingsperiode van de steunmaatregel, waardoor deze standaard loopt van 1 november tot en met 31 maart en waardoor tussenkomsten dus maximaal gedurende 5 maanden kunnen worden toegekend.
• Advies van het bijzonder comité voor de sociale dienst op 3 juni 2025.

Feiten, context, motivering

• OCMW Affligem is aangesloten en aandeelhouder van EthiasCo;
• EthiasCo biedt als historische partner van de publieke sector, verzekeringsoplossingen voor de openbare sector, cq. lokale besturen;
• Het lokaal bestuur wordt bij brief van 23 april 2025 uitgenodigd om deel te nemen aan de jaarlijkse algemene vergadering van 12 juni 2025;
• De vertegenwoordigers kunnen voor een algemene vergadering aangeduid worden voor de volledige duur van de legislatuur, cq. tot het einde van 2030;
• De administratief beheerder heeft de taak om de profielen van de vertegenwoordigers op de algemene vergaderingen toe te voegen, te wijzigen of te schrappen. Het is daarom niet langer nodig om het uittreksel naar EthiasCo te sturen waarin de aanduiding van de vertegenwoordigers wordt bevestigd.

Juridisch kader

• Het decreet over het lokaal bestuur;
• De statuten van EthiasCo;
• De vast bureau beslissing van 13 mei 2025 houdende EthiasCo – aanduiding van een vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen (legislatuur 2025-2030).

Aanleiding

• EthiasCo houdt algemene vergadering op donderdag 12 juni 2025 om 10 uur.

Feiten, context, motivering

• Het lokaal bestuur wordt bij brief van 23 april 2025 uitgenodigd om deel te nemen aan de jaarlijkse algemene vergadering van 12 juni 2025;
• In toepassing van artikel 23, lid 8 van de statuten wordt deze algemene vergadering gehouden door middel van een digitaal platform en een stemming op afstand via een online platform;
• Het lokaal bestuur Affligem is aangesloten bij EthiasCo;
• Het aantal aandelen, en dus stemmen, voor lokaal bestuur Affligem (ocmw) bedraagt 1;
• De agenda van de algemene vergadering ziet er als volgt uit:

1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2024;
2. Goedkeuring van de jaarrekeningen op 31 december 2024 en bestemming van het resultaat (inclusief de toekenning van het dividend);
3. Kwijting aan de bestuurders;
4. Kwijting aan de commissaris;
5. Statutaire benoemingen - Client Board.

Juridisch kader

• Het decreet over het lokaal bestuur;
• De vast bureau beslissing van 13 mei 2025 houdende Ethias – aanduiding van een vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen (legislatuur 2025-2030);
• De vast bureau beslissing van 13 mei 2025 houdende EthiasCo - algemene vergadering 12 juni 2025 - goedkeuring agenda.

Aanleiding

• Email van Britt Noë, administratief bediende van OFP Prolocus, 23 april 2025.

Feiten, context, motivering

• Het sociaal huis heeft sinds 2010 de intentie om de pensioenkloof tussen haar statutair personeel en contractueel personeel te verkleinen. Hiertoe voorziet men in een tweede pensioenpijler voor de totaliteit van haar contractueel personeel;
• Lokaal bestuur Affligem is aangesloten bij bij OFP Prolocus, het tweede pijlerpensioenfonds voor de opbouw van het aanvullend pensioen van de contractuele medewerkers;
• Na onderhandelingen met de VVSG werd OFP PROVANT omgevormd tot OFP PROLOCUS (een instelling voor bedrijfspensioenvoorziening met ondernemingsnummer 0809.537 155), een pensioenfonds waarbij alle lokale besturen van het Vlaamse Gewest kunnen toetreden;
• Door de toetreding bij een IBP is het bestuur meer betrokken bij het beheer van zijn pensioenfinanciering; aangezien de gemeente een vertegenwoordiger in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS afvaardigt en naast controlebevoegdheid ook de mogelijkheid heeft om – indien nodig - punten op de agenda van de algemene vergadering te zetten.
• Er moet een vertegenwoordiger aangeduid worden om het bestuur te vertegenwoordigen in de algemene vergadering van OFP PROLOCUS;
• Op basis van de statuten van het OFP heeft lokaal bestuurd Affligem dan ook stemrecht in de algemene vergadering. Deze algemene vergadering gaat door op dinsdag 17 juni om 14.30 uur in het Concertgebouw te Brugge. De Raad van Bestuur zal daar onder meer het jaarverslag 2024 van het OFP ter goedkeuring voorleggen;
• De agenda van de Algemene Vergadering, noch een formele stellingname daarover, dient vooraf voorgelegd aan (bijvoorbeeld) de gemeenteraad. Het OFP is immers niet onderworpen aan de wetgeving op de intergemeentelijke samenwerking waarin dit is voorzien;
• De agenda en bijlagen worden na goedkeuring van de Raad van Bestuur op 27 mei gepubliceerd op https://www.ofpprolocus.be/algemene-vergaderingen

Juridisch kader

• Het decreet over het lokaal bestuur;
• De statuten van OFP Prolocus;
• De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 april 2022 houdende Tweede pensioenpijler contractuelen - beslissing tot toetreding tot OFP Prolocus;
• De vast bureau beslissing van 27 mei 2025 houdende OFP Prolocus - Algemene vergadering 17 juni 2025 & aanstelling vertegenwoordiger.